Wie kann man in Outlook 365 Mails archivieren?

Einleitung

Wenn Sie sich fragen, wie Sie in Outlook 365 Mails archivieren können, dann sind Sie hier genau richtig. Das Archivieren von E-Mails ist eine wichtige Methode, um Ihre Postfachgröße zu reduzieren und wichtige Nachrichten für zukünftige Referenzen aufzubewahren.

Was bedeutet Mail-Archivierung in Outlook 365?

Die Mail-Archivierung in Outlook 365 bezieht sich auf den Prozess, E-Mails aus dem primären Postfach in ein separates Archiv zu verschieben, um Platz zu schaffen und gleichzeitig wichtige Nachrichten aufzubewahren. Dies hilft dabei, die Leistung von Outlook zu verbessern und sicherzustellen, dass ältere E-Mails leicht zugänglich bleiben.

Warum ist die Archivierung von E-Mails wichtig?

• Speicherplatzoptimierung: Durch das Archivieren von E-Mails können Sie den Speicherplatz Ihres primären Postfachs optimieren und die Leistung von Outlook verbessern.
• Bessere Organisation: Archivierte E-Mails sind weiterhin verfügbar, aber nicht mehr im Hauptpostfach sichtbar, was eine bessere Organisation und Verwaltung Ihrer E-Mail-Inhalte ermöglicht.
• Compliance-Anforderungen: In einigen Fällen müssen E-Mails aus Compliance- oder rechtlichen Gründen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die Archivierung hilft dabei, diese Anforderungen zu erfüllen.

Lösungen für die Mail-Archivierung in Outlook 365

Lösung 1: Verwendung des AutoArchivierungs-Assistenten

1. Öffnen Sie Outlook 365 und klicken Sie auf "Datei".
2. Wählen Sie "Optionen" und dann "Erweitert" aus.
3. Klicken Sie auf "AutoArchivierungseinstellungen" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "AutoArchivierung alle XX Tage".
4. Legen Sie den Zeitraum fest, nach dem E-Mails archiviert werden sollen.
5. Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen zu speichern und den AutoArchivierungs-Assistenten zu starten.

Lösung 2: Manuelle Archivierung von E-Mails

1. Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie archivieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten E-Mails und wählen Sie "Verschieben" > "In Archivordner verschieben".
3. Wählen Sie den gewünschten Archivordner aus und klicken Sie auf "OK", um die E-Mails zu archivieren.

Lösung 3: Verwendung von Regeln für die automatische Archivierung

1. Klicken Sie auf "Datei" > "Regeln und Benachrichtigungen" > "Neue Regel".
2. Wählen Sie "Nachrichten automatisch archivieren" und klicken Sie auf "Weiter".
3. Legen Sie die Bedingungen für die Archivierung fest und klicken Sie auf "Weiter".
4. Wählen Sie den Archivordner aus und klicken Sie auf "OK", um die Regel zu erstellen.

Empfehlung: AOMEI Backupper

AOMEI Backupper ist eine führende Backup-Software, die eine zuverlässige Lösung für die Sicherung Ihrer Daten bietet.

Vor- und Nachteile von AOMEI Backupper:

Vorteile:

• Benutzerfreundliche Oberfläche, ideal für Anfänger.
• Unterstützung für verschiedene Arten von Backups, einschließlich Voll-, Differentielles- und Inkrementelles Backup.
• Zeitplanungsfunktion für automatische Backups.

Nachteile:

• Einige fortgeschrittene Funktionen erfordern eine kostenpflichtige Lizenz.
• Gelegentliche Leistungsprobleme bei großen Backups.

Verwendung von AOMEI Backupper: Laden Sie die Software von der offiziellen Website herunter und installieren Sie sie. Erstellen Sie dann ein neues Backup, indem Sie auf die entsprechende Option klicken und den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen.

FAQ

Frage: Wie kann ich in Outlook 365 ein Archivordner erstellen?

Antwort: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr E-Mail-Konto, wählen Sie "Neuer Ordner" und geben Sie einen Namen für den Archivordner ein.

Frage: Kann ich archivierte E-Mails in Outlook 365 wiederherstellen?

Antwort: Ja, Sie können auf archivierte E-Mails zugreifen, indem Sie zum Archivordner navigieren und die gewünschten E-Mails in Ihr primäres Postfach verschieben.

Frage: Wie lange werden E-Mails im Archivordner aufbewahrt?

Antwort: Die Aufbewahrungsdauer von E-Mails im Archivordner hängt von Ihren Einstellungen für die AutoArchivierung oder von manuell erstellten Regeln ab.

Zusammenfassung

Die Mail-Archivierung in Outlook 365 ist ein wichtiger Prozess, um die Effizienz Ihres E-Mail-Managements zu verbessern und Platz in Ihrem Postfach freizugeben. Durch die Verwendung von AutoArchivierung, manueller Archivierung oder Regeln für die automatische Archivierung können Sie Ihre E-Mails effektiv organisieren und wichtige Nachrichten für die Zukunft aufbewahren. Denken Sie auch daran, Ihre Daten regelmäßig mit einer zuverlässigen Backup-Lösung wie AOMEI Backupper zu sichern, um sie vor Datenverlust zu schützen.