SharePointでファイルが消えた場合の対処法5選

ユーザー事例：なぜSharePointでファイルが消えてしまうのか？

SharePointは、Microsoftが提供するコラボレーションプラットフォームで、企業内の情報共有、文書管理、ワークフロー自動化に役立ちます。Webベースのポータルで、チームメンバーはファイルを共有し、共同作業、タスク管理、カレンダー連携などが行えます。

多くの企業は、その機能、シームレスなコラボレーションの利便性などから、SharePointを好んで利用しています。

SharePointユーザーは重要なファイルやデータを管理するためにそれを利用しているため、データが失われると大変なことになります。

ファイルの喪失は共同作業プラットフォームでは珍しくありません。SharePointでファイルが消えるだけでなく、かなりの数のユーザーがOneDriveでファイルが消える問題を報告しています。

中には、重要なファイルが何の手掛かりもなく勝手に消えてしまったり、SharePointで削除したファイルがゴミ箱にないと報告しているユーザーもいます。

そして、当然のことながら、彼らはSharePointで失われたファイルを復元する方法を知りたいでしょう。

まず、SharePointはファイルを自動的に削除するかどうかという質問について説明しましょう。

SharePointは自動的にファイルを削除するのか？

いいえ、SharePointは通常、ファイルを自動的に削除しません。

ファイルが削除されるかどうかは、設定やポリシーに依存します。以下にいくつかのポイントを示します：

1. 保持ポリシー：SharePointは、ファイルやコンテンツの保持ポリシーを設定することができます。これにより、特定の期間が経過するとファイルが自動的に削除されるか、アーカイブされるかが制御されます。

2. 削除済みアイテムの保持：削除済みアイテムは一時的にゴミ箱に保持されます。ゴミ箱内のアイテムも一定の期間が経過すると永久に削除されますが、通常、管理者が設定する保持期間内に復元することができます。

3. ワークフロー：SharePointではワークフローを使用して、特定のアクションをトリガーとしてファイルを削除するプロセスを設定できます。

4. 情報管理ポリシー：SharePointでは情報管理ポリシーを使用して、ファイルのライフサイクルを管理できます。これには、ファイルの保持、削除、アーカイブなどのアクションが含まれます。

SharePointでファイルが消える原因

不運なことに、欲しいSharePointファイルを見つけることができない場合は、以下の要因を確認してみることができます。

原因を理解した上で、次のセクションではSharePointで消えたファイルを取り戻す方法についてご紹介します。

SharePointでファイルが消えた場合の対処法

このセクションではSharePointで消えたファイルを復元するための5つの方法をご紹介します。これらの方法を利用することで、SharePointでから失われたファイルを簡単に復元することができます。

方法1. アクセス権限を確認して設定を変更する

前述したように、SharePointでいくつかのファイルが突然消えた場合、アクセス権限が変更された可能性があります。

>> ファイル名右横の「…」をクリックし、「アクセス許可の管理」→「詳細設定」→「権限の確認」をクリックします。権限を確認してから、ホストに連絡して権限設定を変更してください。

方法2. フィルターを確認する

メタデータを使ってファイルを検索する際、ビューを利用してファイルをフィルタリングすることができます。そのため、いくつかのファイルが見えなくなっている可能性があります。フィルターを確認してください。

>> 「フィルター」設定で「次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する」オプションがチェックされているか確認し、その場合は「すべてのアイテムを表示する」に変更してください。

方法3. ファイルを検索する

ファイルやフォルダは他の場所に移動されてしまっている可能性があるため、ユーザーに連絡して再度アクセスを取得するか、すべてのサイトコレクションでファイルを検索する必要があります。

>> 検索ボックスにファイル名を入力して検索します。検索結果を「すべて」に設定してください。

これにより、環境内のすべてのサイトがスキャンされます。

方法4. SharePointでファイルを復元する

まだ消えたファイルが見つからない場合、既に削除されている可能性があります。SharePointにも「ごみ箱」を備えています。そこから削除されたファイルを簡単に復元することができます。

ステップ 1. 削除したファイルを保存していた該当のSharePointサイトを開き、ツールバー上の「ごみ箱」をクリックします。

ステップ 2. 復元したいファイルを選択し、「復元」をクリックします。

ごみ箱に消えたファイルが見つからない場合は、それらがSharePointから完全に削除されている可能性があります。次の方法に進んでください。

方法5. 専門ツールを使ってSharePointで消えたファイルを復元する

重要なファイルがSharePointから完全に削除された場合、どうすればよいでしょうか？もし、あなたはこのファイルをローカルに保存されていたことがあったら、復元する可能性があります。

無料で使える専門的なデータ復旧ツール-MyRecoverを使用して、3つのステップだけで、ドライブをスキャンして削除されたファイルを簡単かつ迅速に復元することができます。機能性と互換性の面から、このソフトは次のようなメリットがあります：

ステップ 1. 上のボタンをクリックし、MyRecoverをダウンロードし、インストールして起動します。SharePointで削除された・失われたファイルが元に保存されていたパーティションまたはボリュームを選択し、「スキャン」をクリックします。

ステップ 2. MyRecoverは自動的に復元可能なデータをスキャンします。

✍ヒント：復元するファイルをより速く見つけたい場合、「フィルター」を利用することができます。この機能を使えば、種類、更新日、サイズによってファイルを見つけることができます。また、ファイル名を覚えている場合、検索バーで直接検索することができます。

• 種類：ドキュメント、画像、動画、オーディオ、メール、ウェブページ、圧縮ファイルから選択できます。
• 更新日：本日、昨日、過去7日間、過去30日間、カスタムから選択できます。特定の期間に削除されたデータを探したいなら、「カスタム」を選択してください。
• サイズ：128KB未満、128KB～1MB、1MB～512MB、512MB以上、カスタムから選択できます。

ステップ 3. 復元したいファイルを選択し、「復旧 xつのファイル」をクリックします。＊スキャンの完了を待たずに、ファイルを復元することができます。

これを使って、OneDriveで削除されたファイルやフォルダを復元することもできます。

まとめ

この記事では、SharePointでファイルが消えた場合の対処法を5つご紹介しました。ファイルが消えた原因を特定してから、適した方法を選ぶことができます。原因を特定できない場合、順に試してみることができます。

また、将来重要なファイルがまだ失われることに備えて、「ファイル履歴」や「バックアップと復元」などWindowsに標準搭載されているバックアップ機能またはサードパーティー製のバックアップソフトを使用して、ファイル／フォルダを定期的にバックアップすることをお勧めします。どのバックアップ方法を選ぶのかわからない方は、次の記事をご参照ください。