[Guía completa] Cómo exportar PST desde Office 365 Admin

Exportar archivos PST desde buzones de correo de Office 365 ofrece varias ventajas, que incluyen:

1. Seguridad: Proteger tus datos de amenazas de ciberseguridad u otros problemas potenciales al mantenerlos en una unidad local.

2. Espacio de almacenamiento: Ahorrar espacio de almacenamiento al hacer copias de seguridad de tus buzones en archivos PST compactos, liberando espacio en tu cuenta de Exchange Online y ahorrando costos.

3. Migración de correo electrónico: Facilitar la migración de correo electrónico al cambiar a un nuevo cliente de correo electrónico o dispositivo, garantizando la continuidad de los datos.

4. Cumplimiento legal: Cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento archivando correos electrónicos y datos críticos, esencial para regulaciones y disputas legales.

A continuación, se presentan los métodos para exportar tus buzones de correo de Office 365 o Exchange Online a archivos PST.

Cómo exportar buzón de Office 365 a PST para copia de seguridad

eDiscovery ofrece la capacidad de buscar contenido en varias plataformas como Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft 365 Groups y Yammer Teams. Esto incluye la capacidad de buscar tanto buzones de correo como sitios en una única búsqueda de eDiscovery y luego exportar los resultados. Para descargar PST desde Office 365 admin, sigue estos pasos:

Procedimiento 1. Asignar permisos de eDiscovery en Microsoft 365

1. Inicia sesión y accede al centro de cumplimiento de Microsoft 365. Ve a la opción Permisos en el menú de la izquierda. Luego, expande la sección del centro de cumplimiento y selecciona Roles.

2. En el siguiente paso, busca eDiscovery. Una vez que encuentres el rol de eDiscovery Manager, procede a seleccionarlo.

3. Dentro del grupo de roles de eDiscovery Manager, agrega tu cuenta a la lista de eDiscovery Administrator haciendo clic en Editar y luego siguiendo los sencillos pasos.

Procedimiento 2. Crear búsqueda de contenido en Microsoft Office 365

1. En el mismo portal, ve a la sección Soluciones y selecciona Búsqueda de contenido. Desde allí, haz clic en el botón + Nueva búsqueda.

2. Asigna un Nombre y Descripción según tu preferencia.

3. Activa el interruptor junto a Buzones de Exchange en el asistente de Ubicaciones. Luego, haz clic en el enlace Elegir usuarios, grupos o equipos para seleccionar tu buzón y haz clic en Hecho.

4. A continuación, encontrarás un asistente para definir condiciones de búsqueda.

★Nota: Si deseas exportar todo el buzón de Office 365, puedes dejar vacía la pantalla de Condiciones.

5. En la ventana Revisar tu búsqueda, verifica que todo esté correcto y haz clic en Enviar para iniciar la creación de una nueva búsqueda.

Procedimiento 3. Exportar Office 365 a formato de archivo PST

1. En la lista de búsquedas de contenido, encuentra y selecciona el nombre de la búsqueda que realizaste en el paso anterior. Cuando lo hagas, notarás que el estado de la búsqueda indica que se ha completado.

2. Haz clic en el botón Acción y elige Exportar resultados. De las opciones presentadas, selecciona Exportar contenido de Exchange y luego haz clic en el botón Exportar para continuar.

3. Regresa a la lista de búsquedas de contenido y vuelve a hacer clic en el botón Exportar. Luego, elige Descargar informe. Asegúrate de guardar una copia de la clave de exportación para futuras referencias.

4. A continuación, procede a instalar la Herramienta de Exportación de eDiscovery de Microsoft Office 365.

5. Pega la clave de exportación que copiaste en el paso anterior. Además, selecciona una ubicación donde deseas guardar el archivo PST. Finalmente, haz clic en el botón Iniciar para iniciar el proceso de exportación de PST desde el centro de administración de Office 365.

Herramienta sencilla para realizar copias de seguridad de Office 365

El método anterior puede resultar complicado. Para ahorrar tiempo y esfuerzo, hay una alternativa más sencilla para exportar PST desde el administrador de Office 365. AOMEI Backupper es un software de copia de seguridad de correo electrónico confiable y profesional que te permite hacer copias de seguridad de correos electrónicos de Office 365 en solo unos pocos pasos. Además, este software es completamente seguro y te brinda la libertad de personalizar tus necesidades de copia de seguridad.

☞Ofrece la función de Copia de seguridad de Outlook para hacer una copia de seguridad de todos tus correos electrónicos, contactos, notas, calendarios y tareas de Outlook en una computadora, unidad local o externa, unidad de red o unidad en la nube.
☞Este software no solo admite el correo electrónico de Office 365, sino que también es compatible con otros servicios de correo electrónico, lo que te permite hacer copias de seguridad de Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, entre otros.
☞Puede realizar copias de seguridad automáticas de tus correos electrónicos una vez que establezcas un parámetro de copia de seguridad. Puedes hacer copias de seguridad de correos electrónicos diariamente, semanalmente, mensualmente, en función de eventos o cuando conectes una unidad USB, según tus preferencias.

Ahora, descarga este software a través del siguiente enlace gratuito y sígueme para hacer una copia de seguridad del correo electrónico de Office 365 en 5 pasos. La versión Pro es compatible con múltiples sistemas Windows, incluyendo Windows 11, 10, 8.1, 8, 7, XP, Vista, etc. Si eres un usuario de Windows Server, prueba AOMEI Backupper Server.

Paso 1. Por favor, agrega tu cuenta de correo electrónico de Microsoft 365 a Outlook.

Si estás agregando tu cuenta de correo electrónico por primera vez, ve a Inicio y selecciona Outlook. Luego, la ventana emergente te recordará que ingreses tu dirección de correo electrónico de Microsoft 365 y luego hagas clic en Conectar.

Si estás agregando una cuenta de correo electrónico adicional, ve a Inicio > Outlook > Archivo > Agregar cuenta. Luego, completa la información de la cuenta según se requiera.

Paso 2. Luego, abre AOMEI Backupper. Selecciona Respaldar > Copia de seguridad de Outlook.

Paso 3. Haz clic en Añadir datos de Outlook. En la ventana emergente, selecciona el buzón de Office 365 bajo tu cuenta de correo electrónico de Microsoft 365 como origen de la copia de seguridad.

Paso 4. Selecciona una ruta de destino para guardar la imagen de copia de seguridad. Hay tres subopciones: Seleccione una ruta local, Añadir ubicación, y Seleccione una unidad de nube.

Paso 5. Para que la tarea de copia de seguridad se ejecute automáticamente, haz clic en Programar copia de seguridad para configurarla. Finalmente, haz clic en Iniciar respaldo para comenzar a hacer una copia de seguridad del buzón de Microsoft 365.

Resumen

Exportar PST desde el administrador de Office 365 lleva mucho tiempo y esfuerzo. Si desea ahorrar más tiempo, puede utilizar directamente el software profesional de copia de seguridad de correo electrónico AOMEI Backupper para ayudarle. Esta herramienta también puede ayudarle a guardar los elementos enviados en Office 365. Es bastante fácil y conveniente debido a sus potentes características. ¡Ahora descargue este maravilloso software para probarlo!