Fácil y rápido: Guardar elementos enviados en buzón compartido Office 365

Un Buzón Compartido es un tipo especial de buzón que permite que múltiples usuarios accedan y lo utilicen para leer y enviar correos electrónicos. Proporciona una solución de correo electrónico colaborativa, permitiendo que un grupo de personas trabaje conjuntamente de manera fluida utilizando una única dirección de correo electrónico. Con un Buzón Compartido, los miembros del equipo pueden enviar, ver, monitorear y responder correos electrónicos de manera eficiente en tiempo real, garantizando una comunicación rápida y tasas de respuesta ágiles.

Un aspecto importante de un Buzón Compartido es que cuando los usuarios responden a correos electrónicos desde el buzón, la dirección de correo electrónico del remitente es la del Buzón Compartido, no la del usuario individual. Esto garantiza una comunicación consistente y uniforme, ya que todas las respuestas se envían desde la misma dirección de correo electrónico, representando al equipo o departamento encargado de gestionar los correos electrónicos.

Hoy en día, cada vez más usuarios se benefician de los Buzones Compartidos debido principalmente a las siguientes ventajas:

• Proporcionan un único punto de contacto para todas las personas fuera de la empresa.
• Las listas de contactos y los calendarios compartidos pueden ser compartidos.
• Los buzones compartidos reducen el desorden y el espacio de almacenamiento adicional al ser un único buzón.
• Promueven la cooperación y la transparencia entre los miembros.
• Reducen los correos electrónicos duplicados y omitidos.

Cosas que debes saber: ¿Quién puede enviar mensajes desde un Buzón Compartido?

Los delegados del buzón compartido tienen la capacidad de enviar correos electrónicos utilizando permisos como 'enviar como' o 'enviar en nombre de', que les son asignados. Sin embargo, surge un desafío cuando un delegado envía un correo electrónico desde el buzón compartido, ya que se almacena en su carpeta de elementos enviados personales en lugar de la carpeta de elementos enviados del buzón compartido. En consecuencia, otros delegados no pueden determinar quién envió respuestas específicas a los correos electrónicos. Para resolver este problema y garantizar la transparencia, los administradores pueden habilitar configuraciones específicas en el buzón compartido, permitiendo que todos los delegados vean los correos electrónicos enviados.

Cómo guardar los elementos enviados en la carpeta de elementos enviados del buzón compartido

Opción 1. Guardar los elementos enviados en un único buzón compartido con PowerShell

Paso 1. Utiliza Exchange PowerShell y luego utiliza los comandos de PowerShell que se muestran a continuación para guardar automáticamente los elementos enviados en los buzones compartidos.

Paso 2. Ejecuta el siguiente comando para habilitar la copia de elementos enviados como este buzón para un único buzón compartido. Puedes escribir el nombre o la dirección de correo electrónico entre comillas.

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Ejecuta el siguiente comando para copiar los elementos enviados en nombre de este buzón para un único buzón compartido.

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

También puedes habilitar ambas funciones para un único buzón compartido en un solo comando con PowerShell. Es decir, habilita la copia de elementos enviados en nombre de y en representación de un único buzón compartido con el siguiente comando.

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Paso 3. De manera similar, puedes guardar los elementos enviados en todos los buzones compartidos con un solo comando en PowerShell. Sin embargo, primero te mostraremos cómo habilitar cada una de las funciones para todos los buzones compartidos en Microsoft 365. Luego podrás habilitar ambas funciones en un solo comando: copiar elementos enviados en nombre de y en representación de todos los buzones compartidos.

Puedes copiar elementos enviados en nombre de para todos los buzones compartidos con el siguiente comando que se muestra a continuación.

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Ejecuta el siguiente comando para habilitar la función de copiar elementos enviados en representación de todos los buzones compartidos en Microsoft 365.

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Habilita ambas funciones para todos los buzones compartidos en un solo comando.

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Ahora has logrado guardar exitosamente los correos enviados en el buzón compartido.

Opción 2. Guardar a través del Centro de administración

Paso 1. Inicia sesión en el centro de administración de Microsoft 365.

Paso 2. En el panel de navegación, expande Equipos y Grupos(Team & Groups) y elige Buzones compartidos(Shared mailboxes).

Paso 3. Haz clic en el buzón compartido que deseas modificar.

Paso 4. Desplázate hacia abajo hasta "Elementos enviados"(Sent items) y haz clic en Editar(Edit).

Paso 5. Selecciona ambas casillas:

Copiar elementos enviados en nombre de este buzón

Copiar elementos enviados en representación de este buzón

Paso 6. Luego elige Guardar.

Más información: Respaldo del buzón compartido mediante un software profesional de copia de seguridad de email

Es importante mencionar que, dado que los correos electrónicos compartidos son accesibles para varias personas, pueden ocurrir errores humanos descuidados. Para evitar errores innecesarios, otra forma factible y sencilla que puedes considerar es el uso de un software de respaldo de correo electrónico profesional y confiable, como AOMEI Backupper Professional. Es compatible con todos los sistemas operativos de PC con Windows, incluyendo Windows 11/10/8.1/8/7/XP/Vista. Si eres un usuario de servidor, te recomendamos actualizar a AOMEI Backupper Server para tener en cuenta las consideraciones de compatibilidad.

☛Este software te permite respaldar automáticamente tus elementos enviados en el buzón compartido a través de sus utilidades de copia de seguridad programada.
☛Además, puedes guardar tus copias de seguridad de correo electrónico en varias ubicaciones, como disco duro externo, unidad USB, dispositivo de red o NAS, unidad en la nube, etc.
☛Además, ofrece copias de seguridad completas, copias de seguridad incrementales y diferenciales. Los dos últimos métodos pueden ayudarte a ahorrar tiempo de respaldo y espacio en disco, mejorando así la eficiencia de la copia de seguridad.
☛Notably, this software can support various emails like Gmail, Outlook Mail, Yahoo! Mail, iCloud, Zoho Mail, HushMail, GMMX Mail, Hotmail, etc. to respond to your customized needs.

Aquí tienes el tutorial completo de respaldo de correo electrónico para ti, antes de que comiences, por favor descarga AOMEI Backupper a través del siguiente enlace.

Paso 1. Inicia este software, selecciona Respaldar y luego elige Copia de seguridad del Email.

Paso 2. Luego, haz clic en Añadir datos de email.

Paso 3. Luego, haz clic en Añadir Buzón, luego completa los campos con la cuenta y contraseña de tu buzón compartido correspondiente. Luego confirma seleccionando OK.

Paso 4. A continuación, deberás seleccionar o escribir la ruta de destino para almacenar el archivo de imagen de respaldo.

Paso 5. Luego elige el botón Iniciar respaldo para comenzar el proceso de respaldo.

Resumen

Guardar elementos enviados en buzón compartido de Office 365 se puede lograr utilizando Powershell y el Centro de Administración. Eres libre de elegir uno de los dos métodos. Además, te sugerimos que utilices uno de los mejores software de respaldo de correo electrónico, AOMEI Backupper, para respaldar tu buzón compartido en caso de pérdida de correos electrónicos. Aún podrás administrar tus correos electrónicos en el buzón compartido de manera fluida y sin temor a la pérdida de datos.