如何在Office 365中修復合併列印不工作問題(4種方法)

在Office 365中遇到合併列印不工作的問題嗎?閱讀本文以了解如何通過4種簡單方法來修復它,以及一個易於使用的工具來備份Office 365郵件以確保數據安全。

於 @{editor-name}} 最近一次更新 2023年08月31日

合併列印簡介

合併列印是Outlook中的一個強大功能,通過將來自電子表格或數據庫檔案的數據集成,自動化創建個性化群發郵件的過程。這個功能使使用者可以從源檔案中獲取多個收件人的詳細訊息,並將它們插入到郵件模板中,實現高效且定制化的通訊。

雖然合併列印使得可以向眾多收件人發送個性化郵件,但在Outlook中進行這個過程可能會具有挑戰性。這是因為使用者經常需要在三個不同的應用程式(Microsoft Word、Excel和Outlook)之間切換,以發送合併的郵件。因此,有時使用者可能會遇到Office 365中合併列印不工作的情況。

對於尋求在Outlook中進行合併列印指導的使用者,請按照以下逐步說明進行操作:

步驟1. 使用Microsoft Word準備郵件內容。

步驟2. 在Microsoft Excel中設定您的合併列印數據。

步驟3. 將郵件列表與郵件消息進行關聯。

步驟4. 預覽並完成合併列印過程。

步驟5. 發送合併列印消息。

為什麼我的合併列印不工作?

解決Outlook合併列印問題可能有些棘手,因為可能會有多種原因導致它未按預期工作。以下是您的合併列印可能不工作的一些常見原因:

數據源問題:您的源檔案可能未正確設定,或者未包含正確的訊息。 不正確的合併字段:您在合併列印檔案中插入了不正確的合併字段。 格式問題:數據源中的數據和檔案中的合併字段格式不一致。 受保護的檔案:您的合併列印檔案受到保護,阻止了合併的正常工作。 顯示字段代碼:如果您看到字段代碼(例如,{MERGEFIELD}),而不是實際數據,請嘗試切換字段代碼的開關狀態。 兼容性:您在合併列印過程中使用的軟體版本不兼容(例如,Microsoft Word、Excel或Outlook版本)。

如何修復Office 365中的合併列印不工作

如果您遇到Office 365合併列印不工作的問題,以下是一些步驟,您可以跟隨這些步驟來嘗試解決問題。

方法1. 編輯現有地址列表

如果您現有的地址列表存在錯誤,您可以對數據源或地址列表進行更改,以解決在Word/Excel中的合併列印不工作的問題。

步驟1. 在Microsoft Word中,轉到郵件> 選取收件人> 選擇使用現有清單。然後,選擇下一步: 創建或連接到收件人列表。

★ 提示:
預設情況下,Microsoft Publisher將數據源存儲在“我的數據源”資料夾中。如果您的數據源未位於該位置,您可能需要瀏覽以查找並選擇它。

步驟2. 在“選擇數據源”對話框中,點擊所需的數據源,然後點擊“開啟”。

步驟3. 找到您所選數據源的名稱,點擊“編輯”以對數據源或地址列表進行必要的更改。

步驟4. 在“編輯數據源”對話框中編輯或刪除現有地址,或者添加新的項目。

步驟5. 點擊“確定”,然後點擊“是”以保存地址列表的更改。

方式2. 選擇動態資料交換選項

在 Outlook 365 的合併列印過程中,Word 使用 OLE DB 數據庫檔案來提取訊息。然而,為了解決數據源兼容性可能出現的問題,您可以使用在打開時確認檔案格式轉換選項,該選項提供了各種打開數據源的選項。選擇通過 DDE(*xls)選擇 MS Excel 工作表,可以讓 Word 保留 Excel 檔案的單元格格式,可能有助於解決合併列印在 Office 365 中不工作的問題。

步驟1. 在 Microsoft Word 中,轉到檔案 > 選項 > 進階 > 一般 > 勾選開啟舊檔時確認格式轉換選項。

步驟2. 然後轉到郵件 > 選擇收件人 > 選擇使用現有的清單

步驟3. 選擇包含收件人數據的所需 Excel 檔案。然後,確認資料來源對話框將會打開。

步驟4. 勾選全部顯示選框。然後,選擇通過 DDE(*xls)選擇MS Excel 工作表,以保留 Excel 檔案的格式,可能有助於解決在 Office 365 中合併列印不工作的問題。

方式3. 在合併字段中插入空格

在文檔中插入合併字段時最常見的問題是管理字段之間的正確間距,特別是對於可能不總是存在的合併字段,例如中間名字首字母。直接在合併字段之間添加空格可能會導致不必要的多餘空格,如果某些地址未使用所有字段。

例如,為確保收件人的名字顯示正確,無論地址列表中是否有中間名字首字母,請按照以下步驟操作:

  1. 例如,為確保收件人的名字顯示正確,無論地址列表中是否有中間名字首字母,請按照以下步驟操作:
  2. 對於沒有中間名字首字母的收件人,在中間名字首字母輸入處添加一個空格。

方式4. 修復 Office 應用程式

經常情況下,像合併列印在 Outlook 中無法運作的 Microsoft 問題,可能是由於操作系統升級導致的舊版或損壞應用程式。為了解決這個問題,請按照以下步驟修復應用程式:

步驟1. 點擊設定,然後選擇應用。

步驟2. 在左側選單中,選擇應用程式,然後找到Microsoft Word、Microsoft Office或Microsoft 365應用程式。

步驟3. 點擊修改按鈕,然後選擇快速修復 >修復,以啟動 Microsoft Office 的自動修復流程。

額外提示:快速備份 Office 365 郵箱的方法

無論是否正在進行合併列印,定期備份您的 Office 365 郵件都是非常重要的。這個做法可以確保您關鍵的郵件數據的安全性。對於這個任務, AOMEI Backupper Professional 是一個優秀的選擇。

以下是 AOMEI Backupper Professional 可靠的原因:

☎ 它的郵件備份功能可以讓您備份所有的郵件、聯絡人、筆記、日曆和任務,即使您不使用 Outlook 桌面應用程式。 ☎ 其排程備份功能允許您自動備份郵件數據,確保方便性和一致性。 ☎ 該軟體允許您將 Outlook 郵件備份到外部硬碟、本地磁碟、USB 閃存磁碟機、NAS 裝置等,為您的 Outlook 郵件提供靈活的存儲選擇。 ☎ 除了 Office 365,它還支持備份 Yahoo 郵件、Gmail、Zoho 郵件、Hotmail、iCloud 郵件、HushMail 等數十種熱門的郵件服務。

要使用這個軟體備份所有的 Office 365 郵件,請下載並安裝它到您的電腦上,然後按照以下步驟操作:

免費下載試用版Win 11/10/8.1/8/7/XP
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步驟1. 啟動 AOMEI Backupper Professional。點擊備份,然後選擇郵件備份

步驟2. 點擊添加郵件數據,然後選擇您想要備份的具體 Office 365 郵件。然後點擊確定

步驟3. 如果您想將備份映像檔案存儲在硬碟上,您可以選擇選擇本地路徑。

步驟4. 點擊計劃備份以設定每天、每週、每月、事件觸發或 USB 插入自動備份。確保選項喚醒電腦以執行計劃任務已被選中。

步驟5. 點擊開始備份以自動備份 Office 365 郵件。

★小貼士:
預設情況下,該軟體使用增量備份,在啟用計劃備份時,只會備份已更改的檔案。如果需要,您可以切換到差異備份。
為了防止備份磁碟滿,該軟體允許您定期刪除舊的備份映像。點擊備份方案以啟用它。

結論

本文闡明了在 Office 365 中合併列印不正常的可能原因,並提供了解決方法。

此外,它強調了定期備份 Office 365 郵件的重要性,以增強安全性。AOMEI Backupper 提供了全面的解決方案,不僅實現了 Office 365 郵件的自動備份,還可備份 Windows 系統、硬碟、分區和私人檔案。您可以將這些備份存儲在不同的位置,包括硬碟、雲端磁碟、NAS 等等。