2 Maneras Fáciles | Cómo Exportar Buzón 365 a PST

Hacer copias de respaldo de buzones de Office 365 es una práctica crucial para garantizar la seguridad y la disponibilidad de tus datos de correo electrónico importantes. Microsoft proporciona sólidas medidas de protección de datos y redundancia, pero no ofrece soluciones completas de copia de respaldo y recuperación. Aquí tienes algunas razones por las cuales deberías considerar exportar el buzón de Office 365 a PST:

✨Prevención de pérdida de datos: La eliminación accidental de correos electrónicos, archivos o buzones completos puede ocurrir. Contar con copias de respaldo garantiza que puedas recuperar los datos perdidos fácilmente.
✨Brechas en las políticas de retención: Las políticas de retención de Microsoft pueden no cubrir todas tus necesidades de protección de datos. Las soluciones de copia de respaldo te permiten establecer políticas de retención personalizadas y conservar datos durante períodos más largos.
✨Amenazas de seguridad: Los ataques de ransomware, las eliminaciones maliciosas y las violaciones de datos pueden afectar tus datos. Las copias de respaldo actúan como una última línea de defensa contra estas amenazas.
✨Requisitos de cumplimiento normativo: Muchas industrias y organizaciones tienen estrictos requisitos de cumplimiento normativo. Las copias de respaldo regulares te ayudan a cumplir con estas obligaciones al garantizar la preservación y disponibilidad de los datos.
✨Migración de correos electrónicos: Si necesitas migrar a un sistema de correo electrónico diferente, las copias de respaldo simplifican el proceso de migración, asegurando que no se deje ningún dato atrás.

Cómo exportar buzón 365 a PST

Forma 1. Copia de seguridad del buzón de Office 365 a PST a través de Outlook

Microsoft Outlook ofrece diversas opciones integradas para configurar cuentas de Office 365 en Outlook y crear copias de respaldo de buzones de Office 365 exportando archivos PST desde Office 365.

Paso 1. Inicia la aplicación de escritorio de Outlook en tu computadora.

Paso 2. Ve a Archivo > Agregar cuenta para agregar tu dirección de correo electrónico de Office 365 a Outlook.

Paso 3. Continúa seleccionando la opción Archivo > Abrir y exportar. Elige la opción Importar o exportar.

Paso 4. Selecciona "Exportar a un archivo" de la lista disponible y haz clic en Siguiente.

Paso 5. Opta por el "Archivo de datos de Outlook (.pst)" y luego haz clic en Siguiente.

Paso 6. Selecciona los buzones o carpetas que deseas exportar. Recuerda marcar la casilla "Incluir subcarpetas" si deseas exportar todo en el buzón. Luego, haz clic en Siguiente.

Paso 7. Selecciona una ubicación de destino para almacenar el archivo PST exportado y luego haz clic en Finalizar para completar el proceso de exportación del buzón de Office 365 a PST.

Forma 2. Exportar buzón de Office 365 a PST utilizando la herramienta eDiscovery

Dentro del Centro de administración de Exchange (EAC), encontrarás la Herramienta de exportación de búsqueda electrónica (eDiscovery Export Tool), que ofrece una característica útil. Esta herramienta te permite exportar los resultados de una búsqueda de eDiscovery en el lugar a un Archivo de datos de Outlook, también conocido como archivo PST.

✍Nota: Antes de continuar, es crucial configurar los permisos dentro del Centro de cumplimiento de Microsoft 365. Si no configuras estos permisos, no podrás crear una búsqueda de contenido y, consecuentemente, se obstaculizará el proceso de exportación de PST desde Office 365.

Parte 1. Asignar permisos de eDiscovery en Microsoft 365

Paso 1. Inicia sesión en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 y navega a la sección de Permisos en el menú izquierdo. Luego, expande la sección del Centro de cumplimiento y haz clic en Roles.

Paso 2. A continuación, busca "eDiscovery" en la sección de Roles. Una vez que encuentres el rol de "eDiscovery Manager", haz clic en él para seleccionarlo.

Paso 3. En el grupo de roles de "eDiscovery Manager", agrega tu cuenta a la lista de "eDiscovery Administrator" haciendo clic en "Editar" y siguiendo los pasos proporcionados.

Parte 2. Crear búsqueda de contenido en Microsoft Office 365

Paso 1. En el mismo portal, ve a la sección de Soluciones y elige "Búsqueda de contenido" (Content search). Luego, haz clic en el botón "+ Nueva búsqueda" (New search).

Paso 2. Proporciona un Nombre y una Descripción según tus preferencias.

Paso 3. Activa el interruptor junto a "Buzones de Exchange" en el asistente de Ubicaciones (Locations). Luego, haz clic en el enlace "Elegir usuarios, grupos o equipos" para seleccionar tu buzón y luego haz clic en "Listo" (Done).

Paso 4. Luego, encontrarás un asistente para definir las condiciones de búsqueda. Como queremos exportar todo el buzón de Office 365, dejaremos la pantalla de Condiciones vacía.

Paso 5. En la ventana "Revisar su búsqueda", confirma que todo se ve bien y haz clic en "Enviar" para iniciar la creación de una nueva búsqueda.

Parte 3. Exportar Office 365 a formato de archivo PST

Paso 1. En la lista de Búsquedas de contenido, busca y haz clic en el nombre de la búsqueda que realizaste en el paso anterior. Cuando lo hagas, notarás que el estado de la búsqueda indica que se ha completado.

Paso 2. Haz clic en el botón Acción (Action) y elige "Exportar resultados" (Export results). A continuación, selecciona la opción de salida deseada, que es "Exportar contenido de Exchange" (Export Exchange content), y luego haz clic en el botón "Exportar" (Export).

Paso 3. Vuelve a la lista de búsqueda de contenido y haz clic en el botón "Exportar" (Export) una vez más. Luego, elige "Descargar informe" (Download Report). Asegúrate también de crear una copia de la clave de exportación para tu referencia.

Paso 4. Después, instala la Herramienta de exportación de eDiscovery de Microsoft Office 365 en tu sistema.

Paso 5. Pega la clave de exportación que copiaste en el paso anterior. Luego, especifica la ubicación donde deseas guardar el archivo PST. Finalmente, haz clic en el botón "Iniciar" (Start) para iniciar el proceso de exportación del buzón de Office 365 a PST.

Forma más sencilla de realizar copias de seguridad del buzón de Office 365

Para evitar la incomodidad de exportar manualmente los correos electrónicos de Office 365 para hacer una copia de respaldo y ahorrar tiempo y esfuerzo, puedes utilizar AOMEI Backupper Professional, un software de copia de respaldo de Outlook confiable y fácil de usar. Con esta herramienta, puedes automatizar el proceso de crear copias de respaldo de tus importantes correos electrónicos de Office 365.

El software ofrece una función de Copia de respaldo de Outlook que te permite hacer copias de respaldo de tus correos electrónicos, contactos, notas, calendarios y tareas de Outlook en tu computadora, discos locales y externos, unidades de red o almacenamiento en la nube.

🌿 Sus capacidades van más allá de Outlook; también puedes utilizarlo para hacer copias de respaldo de cuentas de correo electrónico como Gmail, Hotmail y cualquier otra cuenta que hayas agregado a tu cliente de Outlook.
🌿 Puedes beneficiarte de su copia de respaldo automática de datos de correo electrónico a través de la función de Programación de copia de respaldo, que ofrece opciones como copias de respaldo diarias, semanales y mensuales, así como disparadores basados en eventos específicos o cuando se conecta una unidad USB.
🌿 Además, es compatible con múltiples sistemas Windows, incluyendo Windows 11, 10, 8.1, 8, 7, XP, Vista, etc. Si eres usuario de Windows Server, puedes probar AOMEI Backupper Server.

Para comenzar a respaldar fácilmente tus correos electrónicos de Office 365, simplemente sigue estos pasos después de agregar tu cuenta de Office 365 a Outlook e instalar el software AOMEI Backupper en tu computadora:

Paso 1. Inicia AOMEI Backupper, haz clic en "Respaldar" y selecciona "Copia de seguridad de Outlook".

Paso 2. Haz clic en "Añadir datos de Outlook". En la ventana emergente, selecciona los buzones bajo tu cuenta de correo electrónico de Microsoft 365 como origen de la copia de respaldo.

Paso 3. Elige una ruta de destino donde desees almacenar la imagen de copia de respaldo. Tienes tres opciones: puedes seleccionar una ruta local, añadir ubicación de red o seleccionar una unidad en la nube.

Paso 4. Para una tarea de copia de respaldo de correo electrónico automatizada, simplemente haz clic en "Programar copia de respaldo" para configurar las preferencias de programación. Una vez que hayas hecho eso, haz clic en "Iniciar respaldo" para iniciar el proceso de copia de respaldo del buzón de Office 365 a PST.

Resumen

En el ámbito empresarial, la pérdida de datos y correos electrónicos cruciales puede tener repercusiones en toda la organización. Por lo tanto, es imperativo optar por el método más seguro y confiable para proteger tus correos electrónicos.

Además del enfoque manual de exportar buzón 365 a PST, el uso de software profesional de copia de respaldo de correo electrónico como AOMEI Backupper ofrece una forma más simple y eficiente de preservar correos electrónicos esenciales y otras carpetas importantes. Además, este software te permite hacer copias de respaldo de tus correos electrónicos de Outlook de manera conveniente en unidades USB, discos duros externos y diversas ubicaciones.