Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos del trabajo con Gmail y Outlook

La copia de seguridad de los correos electrónicos de trabajo es crucial. Hay varias razones por las que es importante hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de trabajo:

★ Prevención de pérdida de datos: Los correos electrónicos de trabajo a menudo contienen información crítica, como comunicaciones importantes, archivos adjuntos, detalles de proyectos, interacciones con clientes y más. Al hacer copias de seguridad regularmente de los correos electrónicos de trabajo, puedes protegerte contra posibles pérdidas de datos causadas por fallos de hardware, problemas de software, eliminación accidental u otros eventos imprevistos.

★ Requisitos legales y de cumplimiento: Muchas industrias tienen regulaciones específicas sobre la retención de datos y el registro. Hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de trabajo ayuda a garantizar el cumplimiento de estas regulaciones, proporcionando un archivo fiable y de fácil acceso de comunicaciones importantes que pueden ser necesarias para fines legales o regulatorios.

★ Recuperación ante desastres: En caso de un desastre, como un incendio, inundación o fallo del sistema, tener copias de seguridad de los correos electrónicos de trabajo garantiza la continuidad del negocio. Te permite restaurar rápidamente correos electrónicos críticos y reanudar las operaciones sin una pérdida significativa de datos o interrupciones.

Después de conocer estas razones, es posible que te preguntes: "¿Cómo hago copias de seguridad de todos mis correos electrónicos de trabajo?". ¡No te preocupes! Este artículo te presentará cómo hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de trabajo en Gmail y Outlook respectivamente. Finalmente, te recomendaremos un software de copia de seguridad de correo electrónico universal para asegurarte de que todos tus correos electrónicos de trabajo estén respaldados en una única interfaz.

Cómo hacer copias de seguridad de correos electrónicos de trabajo con diferentes clientes de correo electrónico

En esta sección, te presentaremos cómo hacer copias de seguridad de correos electrónicos de trabajo en Gmail y Outlook respectivamente, ¡echemos un vistazo!

1. Copia de seguridad de los correos electrónicos del trabajo con Gmail

En esta parte, te explicaremos cómo hacer copias de seguridad de correos electrónicos en Gmail. Para habilitar el almacenamiento local de tus mensajes de Gmail a través de cualquier cliente de correo electrónico, puedes configurar el acceso POP. Por defecto, este protocolo elimina los mensajes originales de la bandeja de entrada de la webmail después de que se descargan. Sin embargo, Gmail ofrece flexibilidad para elegir si eliminarlos, archivarlos, mantenerlos o marcarlos como leídos.

Sigue estos pasos para habilitar el acceso POP en Gmail:

Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de Gmail y haz clic en tu icono de perfil para acceder a la configuración de la cuenta de Google.

Paso 2. Ve a la sección Seguridad y desplázate hacia abajo para encontrar Acceso de aplicaciones menos seguras. Haz clic en él para permitir el acceso de aplicaciones menos seguras. Este paso garantiza que Gmail no rechace una conexión del servidor establecida desde un cliente remoto.

Paso 3. Configura los ajustes POP accediendo a la página de Configuración.

Paso 4. Ve a la pestaña Reenvío y POP/IMAP. En la sección Descarga de correo POP, cambia a Habilitar POP para todo los mensajes. Además, la segunda opción determina la acción a realizar en los mensajes originales después de que se guarde una copia. Para este ejemplo, elegiremos mantener los mensajes originales.

Siguiendo estos pasos, habilitarás con éxito el acceso POP en Gmail y tendrás control sobre la gestión de tus mensajes de forma local.

Nota: Para acceder a la configuración del servidor de Gmail, haz clic en el enlace Instrucciones de configuración que se encuentra debajo de la opción Configurar tu cliente de correo electrónico. Desplázate hacia abajo en la página para encontrar la información relevante.

2. Copia de seguridad de los correos electrónicos de trabajo con Outlook

En esta sección, describiremos cómo hacer copias de seguridad de correos electrónicos en Outlook. Si utilizas el correo electrónico para trabajar, es muy probable que estés utilizando una cuenta de Exchange o IMAP. Estos tipos de cuentas ofrecen archivado automático de correos electrónicos en servidores Exchange e IMAP, lo que permite un acceso conveniente a tus mensajes desde cualquier ubicación.

Para crear copias de seguridad locales de las carpetas de tus mensajes, además de mantenerlos en el servidor, hay un par de enfoques que puedes seguir. En primer lugar, puedes utilizar la función Autoarchivar para mover o eliminar automáticamente los elementos más antiguos. Alternativamente, puedes exportar los elementos a un archivo .pst, que se puede guardar para un uso futuro. Este archivo .pst se puede restaurar fácilmente según sea necesario importándolo en tu cliente de correo electrónico. Sigue estos pasos para aprender cómo guardar todos los correos electrónicos de Outlook ahora.

Paso 1. Ve a la pestaña Archivo y elige Abrir y exportar, seguido de Importar/Exportar. En una nueva ventana, selecciona la opción Exportar a un archivo y continúa haciendo clic en el botón Siguiente.

Paso 2. Elige la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) y haz clic en Siguiente.

Paso 3. Elige la carpeta de correo deseada que deseas respaldar y haz clic en Siguiente. Selecciona una ubicación y proporciona un nombre para tu archivo de respaldo, luego haz clic en Finalizar.

Paso 4. Si deseas una mayor seguridad para tus archivos, puedes establecer una contraseña ingresándola y confirmándola. Finalmente, haz clic en Aceptar para continuar.

Backup todos los correos electrónicos del trabajo fácilmente mediante un software profesional

Después de mostrarte cómo hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de trabajo en Gmail y Outlook, creo que puedes encontrarlo un poco engorroso y complicado. Por lo tanto, en esta parte, me gustaría recomendarte un software profesional de copia de seguridad automática de correo electrónico, AOMEI Backupper Pro. La función de copia de seguridad de correo electrónico de este software puede ayudarte a realizar copias de seguridad de todos tus correos electrónicos de trabajo fácilmente. Y ya no tendrás que preocuparte por cómo hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de trabajo, y te proporcionaremos los pasos detallados ahora.

Aquí tienes algunas de las características destacadas de este software de copia de seguridad:

☁️ Compatibilidad de plataformas: Disfruta de la versatilidad de este software, ya que puede realizar copias de seguridad de correos electrónicos de varias plataformas, incluidas Gmail, Outlook Mail, Yahoo! Mail, iCloud Mail, Zoho Mail, Hush Mail, GMX Mail, Hot Mail y muchas otras.
☁️ Copia de seguridad completa de datos de correo electrónico: Este software realiza copias de seguridad de todos tus datos de correo electrónico, incluidos correos electrónicos, contactos, notas, calendarios y tareas, garantizando una solución de copia de seguridad completa.
☁️ Automatizado y Eficiente: Aprovecha la función de Copia de Seguridad Programada, que te permite automatizar las copias de seguridad con opciones como diaria, semanal, mensual, disparadores de eventos y conexión de USB. El software también ofrece métodos de copia de seguridad incremental y diferencial para optimizar el espacio en disco y mejorar la eficiencia.
☁️ Compatibilidad con Windows: La versión profesional de este software se ejecuta sin problemas en una variedad de sistemas operativos Windows, incluyendo Windows 11/10/8.1/8/7/XP/Vista.
☁️ Destinos de copia de seguridad flexibles: Elija entre una variedad de destinos de copia de seguridad según sus preferencias. Las opciones incluyen su computadora, disco duro externo, unidad flash USB, almacenamiento en la nube, dispositivo NAS y más, lo que le permite almacenar las copias de seguridad de su correo electrónico de la manera que mejor le convenga.

Además de estas características, hay muchas más funcionalidades interesantes esperando a ser exploradas. En la siguiente sección, proporcionaremos una demostración gráfica de cómo hacer copias de seguridad de correos electrónicos. Primero descargue este programa, instálelo y ejecútelo.

Consejo: Si es un usuario de servidor, descargue la versión AOMEI Backupper Server.

Paso 1. Vaya a la página de la pestaña izquierda y seleccione "Respaldar". A continuación, seleccione "Copia de seguridad del email" de la lista de opciones disponibles.

Paso 2. Haga clic en el botón "Añadir datos de email".

Paso 3. Haga clic en "Añadir buzón", lo que abrirá una ventana emergente. Aquí, deberá proporcionar detalles importantes como su cuenta de correo electrónico y código de autorización, así que asegúrese de completar toda la información necesaria con precisión.

Paso 4. Una vez que haya seleccionado la fuente de correo electrónico deseada para la copia de seguridad, continúe y elija una ruta de destino donde desee almacenar la copia de seguridad.

Paso 5. Haga clic en el botón Iniciar respaldo para hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos de trabajo.

Resumen

Este artículo toma como ejemplo Gmail y Outlook respectivamente para mostrarte cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de trabajo. Pero ambos métodos requieren ciertos conocimientos informáticos, por lo que si deseas respaldar tus correos electrónicos de trabajo u otros datos de manera fácil, te sugerimos que utilices un software profesional de copia de seguridad de correo electrónico: AOMEI Backupper. Además de las potentes funciones descritas anteriormente, también cuenta con una función de restauración que puede realizar una restauración del sistema de Windows 11 desde el arranque. ¡Pruébalo ahora!